Asana: conheça a plataforma de gerenciamento de tarefas

O Asana é uma plataforma importante para o gerenciamento de tarefas e projetos, oferecendo soluções para equipes e organizações. Aliás, foi reconhecida como líder de gestão do trabalho colaborativa pelo relatório Magic Quadrant™ de 2023 da Gartner®. Sua proposta visa maximizar a produtividade, proporcionando uma solução completa para gestão de atividades.

Deseja saber mais sobre o Asana? Acompanhe o texto abaixo e entenda como a ferramenta funciona e pode ajudar no seu dia a dia. 

Qual é a função do Asana?

A função do Asana é ajudar no gerenciamento de equipes, projetos e tarefas. Com a ferramenta é possível organizar, monitorar e gerenciar seu trabalho de maneira mais prática e simples.

A plataforma pode ser utilizada como uma lista de tarefas pessoais ou como uma plataforma completa de gestão de projetos. Dessa forma, funciona como um software de produtividade pessoal ou de gerenciamento de trabalho, disponível tanto para smartphones quanto para PCs, e opera no modelo SaaS (Software as a Service), armazenando dados na nuvem e permitindo o acesso por meio de um navegador web ou aplicativo móvel.

Como funciona o Asana?

A plataforma permite que os usuários criem projetos dentro de seus espaços de trabalho. Cada projeto pode ter membros específicos da equipe associados a ele, possibilitando a criação de projetos privados. 

Após essa configuração, o Asana atua como uma lista de tarefas, mas com a capacidade de monitorar o fluxo de trabalho da equipe. Os usuários podem visualizar o progresso, adicionar ou remover tarefas, estabelecer prazos e atribuir tarefas a membros da equipe. 

Qual a diferença entre o Trello e Asana?

A diferença entre Trello e Asana está nas funcionalidades de ambas ferramentas. Embora as duas sejam focadas no gerenciamento de projetos e tarefas, apresentam algumas diferenças. Por exemplo, o Trello utiliza um formato de quadros Kanban, onde as tarefas são organizadas em colunas (listas) e cartões. Já a Asana permite diferentes visualizações, como lista, quadro, calendário, e cronograma.

O Trello também é conhecido por sua simplicidade e facilidade de usar, sendo indicado para equipes de todos os tamanhos. A Asana possui recursos mais complexos e flexíveis. 

Quais as vantagens do Asana?

Algumas das principais vantagens do Asana são:

• Ajuda na colaboração da equipe, evitando a perda de prazos, esquecimento de tarefas e melhora o fluxo de trabalho;
• Permite a integração com ferramentas digitais, como Microsoft Teams, Google Agenda e Zoho Creator;
• Facilita a criação de fluxos de trabalho para a organização e gestão de atividades;
• Oferece recursos automatizados para simplificar tarefas e processos;
• Possibilita o monitoramento em tempo real do progresso de projetos;
• Apresenta gráficos intuitivos que destacam a quantidade de trabalho realizado por cada membro da equipe;
• Disponibiliza quadros Kanban que utilizam colunas e “post-its” para visualizar o progresso dos projetos;
• Oferece acesso a um software de gerenciamento de calendário compartilhado para coordenar datas e prazos.

Como organizar tarefas no Asana?

Para organizar tarefas, é preciso conferir regularmente as tarefas, atribuir pessoas responsáveis e definir datas e prazos. Confira algumas dicas: 

• Crie projetos para agrupar tarefas;
• Adicione seções aos projetos para categorizar as tarefas;
• Atribua tarefas aos projetos e seções correspondentes;
• Utilize tags para destacar características específicas;
• Defina prazos para cada tarefa;
• Atribua responsáveis para clarificar quem é responsável por cada tarefa;
• Escolha entre as visualizações de quadro, lista ou calendário;
• Crie subtarefas para dividir tarefas complexas;
• Atualize regularmente o status das tarefas através de comentários e atualizações;
• Utilize regras e automatizações para otimizar fluxos de trabalho, se necessário.

Como criar uma tarefa no Asana?

Os passos para criar uma tarefa no Asana são:

1. Acesse o site da Asana e faça login ou crie uma conta;
2. Vá para o projeto específico ou espaço de trabalho onde deseja adicionar a tarefa;
3. No projeto, clique no botão “Adicionar Tarefa”;
4. Defina os detalhes da tarefa, como quem deve concluí-la, descrição, data, entre outras informações; 
5. Adicione colaboradores;
6. Se a tarefa for extensa ou puder ser dividida, adicione subtarefas para organizar o trabalho em unidades menores;
7. Clique em “Salvar”.

Integrações do Asana

As integrações no Asana permitem conectar a plataforma a outras ferramentas e aplicativos, facilitando a sincronização e troca de dados entre o Asana e elas. São mais de 100 opções de integrações, as principais são:

• Microsoft 365;
• Google Workspace;
• Slack;
• Microsoft Teams;
• Power BI;
• Splunk;
• Google Agenda;
• Outlook;
• Canva;
• OneDrive;
• YouTube;
• Notion. 

Planos e preços do Asana

Os preços do Asana variam desde um plano gratuito até R$ 160,00 mensal para a opção mais avançada. 

É possível usar a ferramenta gratuitamente, mas com recursos mais limitados. Confira na tabela abaixo as opções de planos:

Recurso	Personal	Starter	Advanced	Enterprise	Enterprise+
Preço mensal por usuário	Grátis	R$ 70,00	R$ 160,00	Personalizado	Personalizado
Limite de usuários	10	500	500	Ilimitado	Ilimitado
Asana Intelligence	Não	150 ações por mês	1.500 ações por mês	Ilimitado	Ilimitado
Modelos personalizados	Não	Sim	Sim	Sim	Sim
Metas e Portfólios	Não	Não	20	Personalizado	Personalizado
Suporte  24 horas	Não	Não	Não	Sim	Sim

Recursos dos planos

Vale lembrar que todos os planos contam com alguns recursos como:

• Número ilimitado de tarefas para gerenciar as atividades;
• Capacidade de criar projetos sem restrições;
• Acompanhamento detalhado das alterações e atividades realizadas em cada tarefa e projeto;
• Armazenamento ilimitado (100 MB por Arquivo);
• Atribuição de responsáveis para as tarefas sem restrições de quantidade;
• Datas de conclusão Ilimitadas;
• Mensagens ilimitadas;
• Aplicativo para computador, iOS e Android;
• Capacidade de criar tarefas recorrentes para atividades repetitivas;
• Visualizações (visão geral do projeto, lista, quadros, calendário);
• Mais de 100 integrações gratuitas. 

Além disso, oferece descontos para clientes que optam pelo faturamento anual e opções personalizadas para empresas de grande porte. 

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Perguntas frequentes