Planejamento e organização: dupla essencial para começar a empreender

O por quê planejar e se organizar? A resposta passa pelas questões financeiras e burocráticas. Todo negócio precisa primeiro estar legalizado. Em seguida, é fundamental ser sustentável.

Apesar dessas recomendações, a verdade é que nem todo empreendedor sabe como iniciar sua empreitada da melhor forma possível. Por isso, neste post vamos explicar melhor sobre planejamento e organização e sua importância no processo. Confira! 

Importância da organização

Para alcançar qualquer objetivo, é preciso de organização. Basicamente, essa palavra indica a capacidade de colocar cada coisa no seu respectivo lugar. Portanto, tem relação direta com a eficiência.

Além de valer para objetos, a organização também serve para pensamentos e insights. Essa é a melhor maneira de ordenar as ideias pela criação de regras e processos. É como uma forma de estruturar seu pensamento e transformar as informações em ações.

Ao seguir métodos e organizar recursos, vários benefícios são conquistados. Entre eles estão:

1. Praticidade para diminuir a sobrecarga de trabalho e reduzir o estresse;
2. Criação de processos e agilidade na execução;
3. Constância;
4. Facilidade de hábitos;
5. Realização do plano.

Papel do planejamento para começar a empreender

Por sua vez, o planejamento consiste em criar estratégias para alcançar determinado objetivo. Ele ajuda a prever o futuro e os riscos no ato de começar a empreender.

Ao mesmo tempo, permite encontrar as oportunidades para atingir as metas traçadas. Tudo isso é feito a partir de um plano de ação, que alinha propósito e porquê para ter mais precisão.

Assim, o planejamento deve ser elaborado e preparado para identificar os recursos necessários, definir as prioridades e até ajudar na inspiração. Com isso, gera:

1. Previsibilidade para as próximas etapas;
2. Estratégia para auxiliar a organização;
3. Clareza nas tomadas de decisão para determinar objetivos e metas;
4. Motivação e resiliência.

Tipos de planejamento e suas características

Para começar a empreender, é preciso aplicar os diferentes tipos de planejamento. Cada um deles tem suas características. Veja quais são.

Planejamento estratégico

Analisa missão, visão e valores, além de fatores internos e externos do negócio. Determina quais serão os objetivos e as ações no longo prazo, a fim de explorar o mercado e aumentar a participação. No planejamento estratégico, também estão contempladas novas técnicas.

Planejamento tático

O planejamento tático transforma os objetivos em ações. Elas são divididas por setores para trazer mais eficiência. Assim, é possível otimizar as tarefas e gerar melhorias em diferentes áreas.

Planejamento operacional

Usa como base o planejamento tático para implementar estratégias mais pontuais com os colaboradores. O planejamento operacional determina os recursos, os prazos de entregas, a qualidade esperada do produto ou serviço, e mais.

Planejamento organizacional

O foco é a integração, porque o planejamento organizacional abrange a hierarquia. Por isso, unifica e simplifica as tomadas de decisão.

Planejamento de marketing

Trabalha a geração de resultados e a coordenação de recursos financeiros e humanos, comunicação e marketing para atender os desejos dos consumidores. O objetivo é captar leads e encaminhá-los na jornada para se tornarem clientes. Assim, é possível alcançar um patamar mais elevado.

Planejamento de campanha

Consiste na organização de estratégias para detectar e solucionar problemas e dores da persona. É preciso ter criatividade e falar diretamente com o público-alvo a partir da melhor ação para alcançá-lo.

Além disso, são determinados os meios de comunicação a serem utilizados para repassar a mensagem e as métricas que servirão para analisar os resultados.

Planejamento de produtos e serviços

Permite definir o mix de produtos ou serviços mais adequado para o público-alvo, considerando a concorrência. Esse planejamento é elaborado pelos departamentos de finanças, operações e marketing.

Diferença entre planejamento e organização

Diante dos conceitos expostos, percebe-se que planejamento e organização são diferentes. Ambos são relevantes para começar a empreender e atuam de forma complementar.

Então, quais são as diferenças entre eles? Confira abaixo.

1. O planejamento traça, elabora e prepara. A organização estrutura, arruma e organiza.
2. O planejamento contribui para a previsibilidade, ou seja, é possível saber o que fazer, quanto de dinheiro e tempo será necessário etc. A organização leva à praticidade ao criar processos que trazem rapidez ao dia a dia.
3. O planejamento cria a estratégia para realizar determinado objetivo. A organização define a estratégia em uma estrutura ou tabela para ser fácil de entender e atualizar.
4. O planejamento identifica os recursos necessários para a empreitada, como dinheiro, tempo, espaço físico e apoio. A organização categoriza, ordena e prioriza os recursos diários.
5. O planejamento permite detectar as prioridades. Por isso, é uma forma de pensar. A organização faz e mantém um conjunto de regras claras.
6. O planejamento contempla ideias que direcionam o que fazer. A organização é um conjunto de regras claras.
7. O planejamento é um guia flexível, que serve de inspiração. A organização é uma estrutura mais rígida, com foco no presente sustentável.
8. O planejamento traz clareza e simplifica a definição de prioridades. A organização determina um lugar certo para ser possível aplicar o plano sem desculpas.

Em resumo, o planejamento usa a organização para registrar informações. É o caso das ferramentas de planejamento financeiro, que categorizam os dados de forma ordenada.

Ao mesmo tempo, a organização serve para alcançar um objetivo. Ela também define as regras e a estrutura para implementar o plano de ação.

5 passos para desenvolver um bom planejamento

Para aplicar o planejamento, é necessário pensar sobre algumas questões. É preciso considerar:

1. O que se quer;
2. Por que se quer;
3. Como será feito;
4. Do que será preciso;
5. O que pode dar errado;
6. Como saber se as ações foram concluídas;
7. Como saber se houve sucesso na execução;
8. Como mensurar o resultado e saber se ele foi bem-sucedido.

A partir desse pensamento, chega o momento de partir para as próximas etapas. Veja quais são elas.

1. Defina missão, visão e valores

Muitos pequenos negócios não têm esses três pilares definidos. No entanto, eles são fundamentais até mesmo para quem quer começar a empreender.

A partir deles, é possível elaborar o planejamento estratégico e definir como a empresa se portará no mercado, qual será a visão em relação aos clientes e quem será o público-alvo.

2. Determine os participantes do planejamento estratégico

Alguns colaboradores são peças-chave do planejamento estratégico. O ideal é conversar com os líderes de cada setor para estruturar esse aspecto e saber quem tem mais capacidade para assumir essa posição.

3. Delimite os objetivos e as metas

Toda empresa deve saber o que pretende alcançar e como chegar lá. A partir do planejamento estratégico, você deve estabelecer os objetivos e as metas tanto de curto quanto de longo prazo.

Lembre-se de que eles devem ser realistas. De nada adianta colocar algo impossível de concretizar, já que isso levará ao questionamento da liderança.

4. Elabore seu orçamento

Saiba quanto se deseja gastar com o planejamento. Essa organização é fundamental para manter as finanças sustentáveis e viabilizar as ideias.

5. Separe o planejamento estratégico

Cada setor deve ter uma área dedicada no planejamento estratégico, por exemplo, marketing, objetivos, vendas, fornecedores e mais. Determine o que será feito e quanto será gasto para cada um deles para aumentar a organização.

Dicas para manter a organização

Para equilibrar planejamento e organização, também é preciso ver algumas dicas para essa segunda variável. Confira as principais.

Estabeleça uma rotina

A organização precisa de uma rotina para ser bem estabelecida. Defina:

1. Quais são as prioridades;
2. Qual é o lugar certo;
3. O que deve ser mantido, descartado e delegado.

Defina as prioridades

Delimite o que deve ser feito primeiro para ordenar todas as atividades. É interessante colocar os dados em uma planilha ou software, porque isso ajuda no planejamento e organização. Ao identificar prioridades, é possível ser mais eficiente no uso dos recursos.

Crie e respeite processos

Os processos são etapas executadas no dia a dia. Ao começar a empreender, é preciso criá-los e garantir que todos os sigam. Caso contrário, haverá problemas no alcance dos objetivos e na aplicação do planejamento estratégico.

Use ferramentas para melhorar a organização

Várias ferramentas ajudam na organização. Elas vão da automação de tarefas até métodos de gerenciamento. Nesse segundo grupo, algumas delas são:

1. Análise SWOT;
2. Matriz GUT;
3. Técnica 5W2H;
4. Diagrama de causa e efeito;
5. Ciclo PDCA;
6. Brainstorming.

Com essas dicas, é possível aplicar planejamento e organização para começar a empreender. É preciso ter disciplina para aplicar esses conceitos. No entanto, são eles que ajudam a alcançar o sucesso nos mais diversos setores.

Quer saber como cuidar do orçamento do negócio? Conheça os primeiros passos para o planejamento financeiro em startups.

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